Masalah Komunikasi dalam Organisasi dan Solusinya di Bidang Teknik Sipil

Masalah Komunikasi dalam Organisasi

Tingkatan Organisasi

Setiap kali satu orang memiliki posisi yang lebih tinggi dalam hirarki organisasi dari orang lain. Ada masalah potensial dalam kemampuan mereka untuk berkomunikasi dengan satu sama lain. Seringkali prioritas ditetapkan sesuai dengan orang yang meminta layanan daripada yang paling membutuhkan: itu juga menyangkut kurangnya pengetahuan tentang siapa melakukan apa di departemen. masalah khusus lainnya adalah jarak fisik antara anggota organisasi, spesialisasi fungsi-fungsi dan kepemilikan informasi.

Hubungan Status

Salah satu hambatan mendasar untuk komunikasi organisasi adalah hubungan status dalam setiap organisasi. Status datang dalam berbagai bentuk dalam sebuah organisasi (misalnya ukuran kantor, karpet, perabotan kantor, alat tulis, sekretaris pribadi, mobil, tempat parkir, gaji atau fungsi pekerjaan). Apapun bentuknya, status mengganggu komunikasi yang efektif antara orangorang pada tingkat yang berbeda. Status  hubungan “atasan”,“bawahan”. Misalnya menghambat aliran bebas informasi dalam organisasi.

Ketika  pesan  tertentu  harus  bersaing  dengan  pesan  lain  untuk  perhatian,  semakin  besar kemungkinan akan komunikasi untuk memecah. Jika ada keterlibatan status dan ego pada pesan yang sedang dikirim, masalahnya semakin diperkuat. Ego dan status seseorang adalah sangat penting, setiap kali salah satu terancam, gesekan dan ketegangan akan berkembang. Gesekan ini pasti akan menghasilkan distorsi dan kerusakan dalam sistem.

Masalah komunikasi akibat perbedaan status hubungan dapat hasil dari konsep “keseluruhan”; satu orang mengasumsikan tahu itu semua sikap dan tidak berinteraksi dengan orang lain. Manajemen harus dalam situasi semacam ini mencoba untuk menanamkan sikap objektivitas dalam masing-masing anggota, menunjukkan   keuntungan mengendalikan   ego   atau menyimpannya di belakang dan menunjukkan bagaimana kompromi antara ego bersaing kadangkadang yang terbaik untuk masing-masing individu maupun bagi organisasi. Perbedaan status harus ditekankan kembali atau komunikasi yang efektif tidak dapat terjadi.

Meskipun  fakta  hubungan  status  diberikan  dalam  organisasi  apapun,  suasana  persetujuan komunikatif dapat dikembangkan sehingga pesan tidak dalam persaingan konstan ke atas dan ke bawah. Masalah organisasi lain yang harus ditangani terkait dengan kurangnya pengetahuan tentang siapa melakukan apa di departemen.

Kurangnya pemahaman organisasi

Dalam perkembangannya, organisasi dinamis dalam promosi dan transfer personil kadang-kadang sering terjadi, berkontribusi terhadap kesalahpahaman anggota organisasi atau tidak memahami tanggung jawab, kebutuhan, dan permasalahan divisi yang terpisah dalam struktur bisnis.

Jarak fisik antara anggota

Semakin banyak link yang ada dalam rantai komunikasi dan lebih jauh adalah penerima dari pengirim.  Semakin  sulit  akan  untuk  sukses  pesan.  Dengan  demikian  kedekatan  dapat memfasilitasi  dan  menghambat  jarak  informatif  dan  tepat  waktu  komunikasi.  Kesalahan mungkin terletak pada struktur dan prosedur organisasi konvensional, sehingga membutuhkan studi mendalam tentang praktik saat ini. Salah satu cara yang mungkin untuk memperbaiki kesalahan bagi kurangnya keberhasilan pesan akan mengurangi jarak fisik antara anggota organisasi,  yaitu,  mempersingkat  jumlah  link  pesan  yang  harus  dilalui  untuk  mencapai tujuannya. masalah jarak fisik adalah salah satu alasan untuk ”jembatan” komunikasi horizontal.
Ini dapat menimbulkan spesialisasi pekerjaan. yang juga senyawa kebutuhan untuk memahami komunikasi antar berbagai tingkatan.

Spesialisasi tugas

Dengan meningkat penekanan akhir-akhir ini pada spesialisasi pekerjaan, tidak sulit untuk melihat  bagaimana  seseorang  dianggap  sebagai  ahli  di  daerah  tertentu  mungkin  sulit berkomunikasi dengan baik dengan ahli lain di daerah yang sama sekali tidak berhubungan. Sebagai contoh, ketika seseorang melakukan tugas X dan orang lain melakukan tugas Y, mereka mungkin  memiliki  lebih  sedikit  hal  untuk  dikomunikasikan daripada jika mereka berdua melakukan tugas yang sama. Dipisahkan oleh fungsi mereka, mereka harus berkomunikasi melalui saluran. Jadi, penekanan lebih diletakkan pada komunikasi “formal” dan kurang pada komunikasi “informal”, meskipun salah tafsir dan kesalahpahaman yang mungkin terjadi lebih sering sebagai salah satu konsekuensi dari ini ketergantungan meningkat pada saluran “resmi”. untuk  membuka  saluran  komunikasi  antara  kelompok-kelompok   yang  dipisahkan oleh spesialisasi  fungsi  tugas,  manajemen  mungkin  perlu  menciptakan  iklim  kebersamaan dan menunjukkan setiap segmen organisasi tergantung pada divisi lain. Unit-unit yang  berbeda perlu mencari “kebersamaan”  dan  memulai  wacana  mereka atas dasar  itu.  Keterbukaan  dan pengambilan keputusan partisipatif harus membantu.

Sebuah hasil yang sesuai spesialisasi tugas mungkin merupakan sikap “kepemilikan informasi”. Itulah saya “sendiri” informasi saya dan dapat mendistribusikannya kapan dan kepada siapa yang saya pilih. Jika saya ingin menyimpannya untuk diri saya sendiri, saya dapat melakukannya. Jelas, ini jenis sikap tidak kondusif untuk kerja tim efisien.

Kepemilikan Informasi

Di mana pun nilai yang lebih besar ditempatkan pada prestasi dengan posisi atau pengetahuan daripada prestasi dengan kerja sama, akan muncul menjadi kekuatan yang diperoleh “pemilik” informasi penting. (Misalnya untuk memiliki informasi adalah untuk memiliki kekuatan). jika manajemen  menentukan  bahwa  salah  satu  bidang  organisasi  tampaknya  terjebak  dalam kepemilikan pesan, mungkin perlu untuk melakukan pekerjaan pembinaan tentang perlunya upaya tim. Manajemen juga mungkin perlu menanamkan kebanggaan dalam kerja kelompok dan menunjukkan kebutuhan untuk pemenuhan dengan kerjasama dengan anggota organisasi lainnya.
Apakah kepemilikan informasi menjadi penghalang mungkin tergantung pada intensitas aspirasi orang-orang yang terlibat dan pada mode prestasi mereka.Seperti hampir selalu, manajemen harus memberi contoh.

Solusinya dalam Teknik Sipil

Ini tiga kaedah yang terbaik untuk memastikan masalah komunikasi dapat diselesaikan:

1: Semasa berkomunikasi, kita perlulah memahami diri orang lain sebelum orang lain memahami diri kita.

2: Penyampai perlulah terlebih dahulu memahami situasi, keadaan dan jiwa pendengar sebelum pendengar memahami diri penyampai maklumat.

3: Menggunakan teknik pengucapan yang baik dengan gaya yang menarik, seperti mengawal kadar kelajuan sebutan perkataan dan intonasi suara, memilih bahasa dan istilah yang sesuai, ekspresi muka, dan hubungan mata antara penyampai dan pendengar.

Kesimpulannya, kejayaan sesebuah organisasi atau kepimpinan ini bergantung kepada pendekatan yang digunakan melalui komunikasi dua hala yang berkesan. Jika komunikasi yang digunakan adalah positif, maka sesebuah organisasi itu akan menjadi kuat dan berjaya, jika tidak perkara sebaliknya akan berlaku. Komunikasi adalah fitrah manusia, kewujudan komunikasi ini dapat membina perasaan, hubungan, kasih sayang, persahabatan, kebencian dan sebagainya. Justeru itu, masyarakat harus mempraktikkan komunikasi yang baik demi menjaga keharmonian dalam sesebuah organisasi.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s